Complémentaire au progiciel de gestion santé et prévoyance Activ’Infinite, la suite éditique de Business Document vient nourrir la stratégie digitale de la mutuelle dans une optique de proposer des services sans couture entre le front et le back office. Objectif : « moderniser la mutuelle avec une communication personnalisée », annonce sa DSI Evelyne Claire.

« Le projet Bdoc Suite a été précurseur à notre transformation digitale », se souvient Evelyne Claire, Directrice des systèmes d’information de Prévifrance.

Créée il y a 75 ans, la mutuelle a amorcé sa transformation numérique il y a 3 ans environ. Mais c’est à l’occasion de l’unification des SI en 2014, suite à la fusion avec la mutuelle Oréade que l’offre CCM (Customer Communication Management) de Business Document, filiale de Gfi Informatique, s’est imposée à la DSI de l’assureur. Alors que Bdoc Suite était gérée dans un premier temps par Cegedim, éditeur du progiciel métier Activ’Infinite, Prévifrance souhaitait s’affranchir de l’infogérance sur la solution d’éditique, qui sera d’ailleurs réinternalisée un an plus tard. Cette politique s’inscrit dans la stratégie de la mutuelle qui vise à intégrer les briques applicatives et développer l’automatisation des processus afin de « faire du sans couture entre le back et le front office », précise la DSI à la tête d’une équipe de 17 personnes.

L’internalisation de l’outil d’éditique est amorcée en octobre 2015 après stabilisation des applicatifs de gestion et la prise en main de la solution. « Nous n’avons pas souhaité intégrer directement la suite complèteafin de nous approprier l’outil et la méthodologie. Nous avons d’abord intégré Bdoc dans notre CRM E-Deal où nous avons utilisé Bdoc Design,la station de conception pour créer et maintenir nos modèles de documents de manière autonome. Il était important de bien appréhender l’outil et de nous familiariser avec les équipes de Business Document. Après une période de montée en compétences rapide, nous avons intégré l’ensemble de la solution CCM avec une mise en production fin 2016. Grâce aux équipes expertes qui ont toujours été très à l’écoute de nos besoins. Et aujourd’hui tout fonctionne parfaitement », souligne Mme Evelyne Claire

1,2 million de documents annuels

Aujourd’hui, Bdoc Suite travaille de concert avec Activ’Infinite et E-Deal pour la gestion et la distribution documentaire. Ce qui se traduit par la production annuelle de 1,2 million de documents (10 000 issus du CRM) en direction des quelque 330 000 adhérents et prospects de la mutuelle. Cartes de mutualiste, bulletins d’adhésion, relevés de prestations, avis d’échéances, relances, etc., l’offre de Business Document répond aux exigences fonctionnelles de l’assureur. A commencer par la création des modèles. « Qu’ils soient complexes, comme les relevés de prestation, ou simples, comme les courriers, tous les modèles sont conçus à partir de Bdoc Suite », mentionne Evelyne Claire.

La DSI s’appuie aussi sur Bdoc Suite pour gérer la diffusion omnicanal des documents. Le courrier électronique reste prioritaire pour communiquer « même si on ne peut pas basculer exclusivement sur ce canal de communication puisque nos adhérents ne disposent pas tous d’un email », souligne notre interlocutrice.

« Dans le cadre de notre transformation numérique d’autres canaux sont en cours d’évaluation. » L’idée étant d’améliorer la communication et de développer le canal numérique. « Les avis d’échéances pourraient adopter un format plus attractif afin d’inciter à la lecture des courriers », explique la responsable.

Développer le canal numérique par l’intégration de la signature électronique

Dans une optique de service sans couture depuis le front jusqu’à l’adhésion, un important sujet à venir est la signature électronique.

L’intégration de la signature électronique vient compléter la gestion du processus documentaire automatisé avec Bdoc Suite, ce qui permettra l’affiliation directe et automatisée des prospects. L’adhérent pourra souscrire directement par email, par smartphone ou tablette en agence ou depuis chez lui lors d’une prospection commerciale. Un test grandeur nature est en cours auprès de 30 000 adhérents sur des ventes additionnelles pour valider le process. « Nous visons juin 2019 pour être opérationnels », glisse Evelyne Claire.

En attendant ces prochaines évolutions, les gains sont dès aujourd’hui palpables pour l’assureur. « En interne, nous avons réduit nos coûts notamment en termes d’affranchissement, tout en proposant un meilleur service à nos adhérents », justifie Evelyne Claire. Et, au-delà des économies attendues sur les frais postaux, d’autres gains « énormes » sont globalement attendus de la stratégie digitale de Prévifrance. Sans oublier les bénéfices en termes d’image. « Etre une mutuelle moderne avec une communication personnalisée, réactive et qui interagisse très rapidement », ambitionne Evelyne Claire.

Mots clésLogicielAssurance

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