Le Loir-et-Cher dote ses agents d’un outil collaboratif de gestion des déplacements

Vous l’ignorez sans doute si vous travaillez dans le secteur privé, mais pour se déplacer, les agents du service public ont besoin d’un ordre de mission. Et pour obtenir le remboursement de leurs frais, ils doivent présenter une demande en bonne et due forme, soumise à un moteur de calcul très précis. Ces formalités, indispensables à la bonne marche de l’Etat, peuvent grignoter beaucoup de temps dans leur planning, mais aussi dans celui de leurs collègues exerçant aux ressources humaines ou à la comptabilité.

Le conseil départemental du Loir-et-Cher a su fluidifier ce processus, grâce à la mise en place d’un outil collaboratif remplaçant l’ancien système 100% papier.

« Nous avons souhaité à la fois décentraliser, dématérialiser et automatiser la gestion des déplacements de nos agents », explique Séverine Perronnet, chef de projet au conseil départemental du Loir-et-Cher. « Pour atteindre ce triple objectif, l’équipement d’un outil de gestion des frais de déplacement puis d’un portail accessible à l’ensemble des parties prenantes constituait la meilleure solution. » Et avec 1 800 agents sur le terrain, l’automatisation peut en effet représenter des économies significatives !

La collectivité du Loir-et-Cher assure plusieurs grandes missions : le volet social bien sûr, avec la prise en charge des personnes handicapées, personnes âgées, familles en difficultés, l’aide sociale à l’enfance ou encore l’accès à l’emploi. Mais le conseil départemental intervient aussi dans l’entretien et l’aménagement des axes routiers et gère les personnels non enseignants, les bâtiments et les outils informatiques des collèges. Il lance également des actions en faveur de la culture et du tourisme local. A la DSI, 25 professionnels veillent aux bonnes conditions de travail de leurs collègues, de la reprographie à la téléphonie mobile, en passant par les tablettes affectées à 200 agents en mobilité totale.

« Gfi Informatique nous a proposé de bâtir un outil spécifique aux agents pour gérer les missions et les frais de déplacement, reprend Séverine Perronnet. Terminé, les allées et venues dans les couloirs, les parapheurs ou encore les courriers papier. Aujourdhui, lagent se connecte lui-même au portail agents de l’outil GFD, en amont de sa mission comme en aval. Il suit l’évolution de ses demandes au gré des différents niveaux de validation et peut scanner lui-même toutes les pièces nécessaires. Il est prévenu dès que son ordre de mission est prêt ou que sa note de frais est mise en paiement. »

La mise en place du nouvel outil est passée par une étape intermédiaire en 2015, durant laquelle les agents adressaient leurs formulaires papier à la DRH, qui prenait alors le relais en mode semi-centralisé. Mais rapidement, à l’automne 2016, l’équipe a choisi de développer une interface plus simple, plus intuitive, qu’elle a pu déployer directement auprès des professionnels concernés. Les assistants familiaux en ont été les premiers utilisateurs.

« Nos agents n’ont pas besoin de sidentifier car ils sont déjà connectés sur le réseau, et en principe ils nont pas besoin de formation car lexpérience en ligne a été simplifiée au maximum. Le plus complexe, finalement, reste la partie réglementaire : par exemple, à combien de kilomètres suis-je plafonné si j’utilise mon véhicule personnel ? ”. Mais ces dispositions-là ne dépendent pas de loutil. Nous ne pouvons quen faciliter lapplication ; et c’est l’un de nos objectifs principaux, au même titre que le gain de temps. »

La DRH a pris soin de mettre en place une hotline, soit deux personnes à la DRH joignables par téléphone tous les matins. « Nous confirmons, au vu des questions qui leur sont posées, que la prise en main du nouvel outil se fait sans trop de difficulté. Les difficultés rencontrées sont essentiellement d’ordre réglementaires. », indique Séverine Perronnet.

Le portail Agent de GFD a rapidement été passé en responsive design pour les tablettes ; et il va très prochainement bénéficier du même avantage sur smartphone pour la validation des missions et des frais. « Je suis particulièrement satisfaite de la qualité de mes échanges avec Gfi Informatique, conclut Séverine Perronnet. Nous avons gardé un contact régulier avec les équipes Gfi de Reims et avons créé un bon esprit d’équipe, nous permettant davancer avec sérieux. »

Il est très possible que ce projet fasse des émules, les conseils départementaux échangeant régulièrement sur leurs bonnes pratiques. En attendant, les agents du Loir-et-Cher comptent parmi les plus modernes de France ; et leur RSE ainsi que leur intranet sont eux aussi en pleine refonte.

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