Este sistema de archivo, basado en la aplicación ArchiDOC de Inetum y desarrollado para el Gobierno de Canarias, permite conservar toda la documentación que genera y custodia la Administración Pública de esta comunidad autónoma. eSPERIA es un proyecto en constante evolución, que incorpora los avances tecnológicos y estándares nacionales e internacionales a medida que estos se van consolidando.

Inetum, líder europeo en servicios y soluciones digitales, despliega desde hace más de una década este proyecto eSPERIA en el Gobierno de Canarias, un proyecto que está vivo y en constante evolución, como ha explicado Antonio Lopez-Fando, Consultor Archivo, Iniciativas Digitales - ECM de Inetum en el VIII Congreso de Archivos de Castilla y León. Este  es un encuentro clave sobre tendencias en gestión documental, organizado por la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL), del 14 al 16 de abril, con el tema Documentos y archivos en la era de los datos

De SPERIA a eSPERIA: Un cambio de época en una época de cambios es el título con el que el experto de Inetum Antonio López-Fando ha presentado este proyecto, cuya historia empieza en el año 2009 con la implantación de ArchiDOC como Sistema de Gestión Documental para los documentos físicos producidos por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. SPERIA  gestionaba la documentación física de toda la administración pública canaria y de sus dos archivos históricos provinciales, cumpliendo con los siguientes objetivos: 

  • Definir la política de acceso a la documentación que custodia la Administración Canaria, lo que aporta transparencia.
  • Controlar el crecimiento de los documentos a almacenar. De este modo se puede eliminar la documentación cuando han transcurrido los plazos legales de su vigencia administrativa y legal.
  • Permitir la transferencia de la documentación entre los distintos archivos del Gobierno de Canarias. 

Según ha explicado López-Fando, “en 2017 el sistema abordó un fuerte cambio: incorporar la gestión de los documentos electrónicos al sistema, que pasó a llamarse eSPERIA, Sistema para la gestión unificada de los documentos físicos y los documentos electrónicos del Gobierno de Canarias”. Entre los principales objetivos conseguidos, destacan los siguientes:

  • Integración con los sistemas automatizados de gestión de expedientes del Gobierno de Canarias, de tal manera que, una vez cerrado un expediente, éste puede pasar al archivo, cambiando de sistema y conservándose toda su información.
  • Gestionar en archivo la documentación electrónica que se genera en el Gobierno de Canarias, garantizando su autenticidad, integridad, y accesibilidad.
  • Seguir gestionando la documentación en papel que aún se genera, e incluso contemplar la existencia de expedientes mixtos (conteniendo documentos físicos y documentos electrónicos).
  • Permitir la digitalización de copias digitales auténticas (con pleno valor legal) a partir de los originales físicos que pueda presentar un ciudadano en los trámites que inicie con la Administración.
  • Garantizar la conservación a largo plazo de la documentación custodiada en los archivos, cambiándolos de formato en caso necesario.
  • Permit el acceso a los ciudadanos, tanto a documentación de character público como a aquella que le afecta de forma individual.

Más información en el Programa CACYL2021
 

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